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und Institutionen durch den Einsatz von CAFM Software «

Was ist eigentlich ein CAFM-System und wofür ist das gut?


Vielfältige Möglichkeiten durch CAFM-Software

CAFM Programme wie facility (24) helfen Daten und Prozesse zu optimieren, um so Betriebskosten und Haftungsrisiken zu minimieren.

Dabei stehen die Bereitstellung von Informationen über die Facilities (Anlagen, Grundstücke, Gebäude, Maschinen, etc.) und die Unterstützung von Arbeitsprozessen im Vordergrund.

Im Zeitalter der Digitalisierung ist eine CAFM-Software in den meisten Unternehmen und Verwaltungen ebenso selbstverständlich, wie Buchhaltungs- oder Office-Software.

Der Begriff „CAFM-System“ oder „CAFM-Software“

CAFM ist hierbei stets die Abkürzung für Computer Aided Facility Management oder übersetzt Computer unterstütztes Gebäudemanagement. Alternativ wird auch der Begriff „Facility Manager Software“ aus Sicht des Anwenders verwendet.

Der Einsatz einer CAFM Software hilft sowohl die Wertschöpfung, als auch die Transparenz und Sicherheit von selbst genutzten Immobilien nachhaltig zu verbessern. Auf den Punkt gebracht kann CAFM bei diesen Aspekten helfen:

  • Ihre Prozesse
    zu optimieren
  • Ihre Betriebskosten
    zu senken
  • Ihre Haftungsrisiken
    zu minimieren

Interessant: Kosten einer Immobilie im Lebenszyklus.


Lebenszyklus-Kosten einer Immobilie

Beim Bau eines Gebäudes werden den Herstellungskosten große Aufmerksamkeit geschenkt. Von der Ausschreibung der einzelnen Gewerke, bis hin zum Bauzeitenplan und der Budgetkontrolle.

In der Bauphase entstehen jedoch nur etwa 20% der gesamten Lebenszyklus-Kosten eines Gebäudes.

Was jedoch meistens nicht beachtet wird: Der Löwenanteil der Kosten steckt mit bis zu 80% in der Nutzungsphase.

Hier verbirgt sich großes Optimierungspotential, denn diese Betriebskosten können durch den Einsatz eines CAFM-Systems bei gleichzeitiger Reduzierung der Haftungsrisiken minimiert werden.

CAFM Systeme bieten erhebliches
Optimierungs- und Einspar-Potential im Gebäudemanagement.

30-35%

Weniger Suchaufwand und höhere Informationsqualität durch zentralisierte Daten

10-30%

Weniger Kosten für Wartung und Instandhaltung durch effizientere Prozesse

5-10%

Reduzierung der Ausfälle von Anlagen durch automatisierte Fristenverfolgung

Konkret: Ihre Vorteile durch die Digitalisierung mit CAFM.


  • Sie wüssten ad hoc, welche Assets (Liegenschaften / Gebäude / Anlagen / Inventar / etc.) Sie wo, in welcher Qualität und Anzahl, in welchem Zustand und zu welchen Kosten haben
  • Sie hätten die Gewissheit, dass Sie Ihren gesetzlichen Betreiberpflichten durch rechts- und revisionssichere Dokumentation nachkommen und somit im Schadensfall besser vor Strafen geschützt sind
  • Sie könnten per Klick auf einen Raum ermitteln, wer Zutritt zu diesem hat, oder andersherum, welcher Mitarbeitende Zutrittsrechte zu welchen Räumen hat
  • Sie hätten die wichtigsten Dokumente und insbesondere Verträge mit Vorwarnzeiten versehen, um so keine Fristen mehr zu versäumen (z.B. Gewährleistungen)
  • Sie könnten Ihre Flächen- und Personal-Belegung optimieren, so dass Büroflächen effizienter genutzt werden können. Bis hin zum Desk Sharing.
  • Sie könnten Störungs- und Service-Meldungen ganz einfach über ein Portal oder eine App aufgeben – ohne ineffiziente Telefon- und E-Mail-Dialoge
  • Sie könnten Energieverbräuche monitoren und dadurch Verbrauchskosten optimieren
  • und noch vieles mehr!

Zudem wäre alles Wissen und alle Informationen rund um Ihre Gebäude und Liegenschaften sicher an einem zentralen Ort gespeichert und über entsprechende Berechtigungen „auf Knopfduck“ abrufbar. Ganz gleich ob Raum- oder Gebäude-Informationen, Zeichnungen, Dokumente, Verträge, Auswertungen, Reports, Dashboards, Fotos oder Sonstiges:

Sie hätten alle Informationen sofort im Zugriff und müssten zukünftig keine Akten wälzen, oder auf lokalen Festplatten und Server-Laufwerken suchen. Mit facility (24) wäre all das und noch sehr viel mehr möglich!

Laut einer McKinsey Studie verbringen Mitarbeiter täglich ca. 1,8 Stunden mit der Suche und dem Sammeln von Informationen. Das sind im Durchschnitt ca. 10 Stunden pro Woche. Allein hier verbirgt sich ein enormes Optimierungspotential.

Aber geht das denn nicht auch mit Akten & Excel?


Der wesentlichste Punkt ist, dass die Wartungen von technischen Anlagen rechts- und revisionssicher dokumentiert werden müssen, um sich im Schadensfall rechtfertigen („exkulpieren“) zu können. Und das ist – trotz digitaler Daten – nicht mit EXCEL und eigenen Tools machbar.

Nur mit einer CAFM-Lösung die in der Lage ist gerichtsfest zu dokumentieren, können Strafen wirkungsvoll verringert, oder gänzlich vermieden werden. In EXCEL, oder auch in manchen einfacheren CAFM-Systemen, ist das aufgrund der erforderlichen Revisionssicherheit (Dokumentation von Veränderungen / keine Manipulation direkt in der Datenbank) nicht möglich.

Ein weiterer Vorteil von CAFM ist, dass alle Informationen miteinander verknüpft sind, wie ein Beispiel aus Sicht der Instandhaltung verdeutlicht:

Bei technischen Anlagen können alle Wartungsnachweise, Protokolle, Aufträge, Handbücher, Wartungsverträge, etc. direkt mit der Anlage verknüpft werden.

Alle Informationen sind gleichzeitig aber auch aus Sicht des Vertragsmanagements oder der Buchhaltung abrufbar. Zudem können Versorgungsbereiche (z.B. von Heizungs, oder Klimaanlagen) visualisiert und sogar Gebäudeleittechnik (GLT) angebunden werden.

Des weiteren können Störungsmeldungen (Tickets) aus dem Helpdesk direkt der jeweiligen Anlage zugeordnet und so wiederkehrend auftretende Störungen an dieser Anlage besser identifizieren werden. All das wäre mit bestehenden Bordmitteln, wie einem Standard Ticket-System oder EXCEL, nicht in dieser Ganzheitlichkeit und Rechtssicherheit möglich.

Das wichtigste zum Schluss:
Die rechtssichere Erfüllung der Betreiberpflichten


Oftmals einer der wesentlichen Gründe für die Anschaffung einer CAFM-Software

Zusammen mit dem technischen Fortschritt und der damit einhergehenden technischen Modernisierung, sind auch die Anforderungen an die gesetzlichen Betreiberpflichten im Facility- und Gebäudemanagement deutlich gestiegen.

Zudem bekommt das Thema aufgrund potentieller Strafen für Facility Manager und leitende Angestellte (z.B. nach §33 ÜAnlG – Geld- oder Freiheitsstrafe bis zu einem Jahr) einen immer höher werdenden Stellenwert.

Hierbei ist klar, dass die Gewährleistung von Sicherheit und Unschädlichkeit für Mitarbeitende, Kunden und Besucher nur durch regelmäßige Kontrollen und regelmäßige Instandhaltungsmaßnahmen für technische Anlagen, Türen / Toren, Feuerschutz, Trinkwasser, etc. sichergestellt werden kann.

Ein weit verbreiteter Irrglaube im Bereich der Betreiberpflichten

Viele Unternehmen vertreten oft die Auffassung „Wir haben alle technischen Dienstleistungen an Servicefirmen delegiert und müssen uns daher nicht mehr darum kümmern“.

Dabei wird jedoch übersehen, dass lediglich die Dienstleistung delegiert werden kann. Die Kontrollpflicht verbleibt weiterhin beim Auftraggeber. Wenn externe Dienstleister also eine Aufgabe nicht, oder nicht ordnungsgemäß erledigen, kann der Auftraggeber und auch alle am Prozess beteiligten Mitarbeitenden dafür haftbar gemacht werden.

Der entscheidende Punkt ist: Mit der Betreiberverantwortung gemäß § 15 Abs. 1 der Betriebssicherheitsverordnung (BetrSichV), sind die Betreiber von Immobilien für ihre prüfpflichtigen Objekte und Anlagen persönlich verantwortlich.

Haftungsrisiken wirksam minimieren
  • Versäumnisse bei sicherheitsrelevanten Prüfungen?
  • Versäumnisse bei sicherheitsrelevanten Instandhaltungen
  • Welche Störungen und Unregelmäßigkeiten gab es in der Zwischenzeit?
  • Verletzungen der Betreiberpflicht

Defizite in der Organisation und Dokumentation erhöhen die Gefahr eines Organisationsverschuldens erheblich (Zivil-, Straf- und Ordnungsrechtlich). Darüber hinaus kann der Versicherungsschutz eingeschränkt sein, oder sogar ganz entfallen.

Im Fall eines Schadensereignisses ist eine Entlastung vom Vorwurf einer schuldhaften Pflichtverletzung, bzw. Abwehr einer Beschuldigung, in erster Linie durch eine vollständige und lückenlose Nachweisführung möglich.

Dies gelingt, wenn belastbar nachgewiesen werden kann, dass die vorgeschrieben Pflichten erfüllt, alle möglichen und zumutbaren Maßnahmen ergriffen wurden und der Schaden auch ohne Ausübung der Pflichten eingetreten wäre.

  • Welcher Mitarbeiter oder Dienstleister verfügt über die notwendige Qualifikation?
  • Wer hat die letzte Wartung vorgenommen und wann war das?
  • Welche Störungen und Unregelmäßigkeiten gab es in der Zwischenzeit?
  • Welche Prüf- und Wartungsvorschriften sind zu beachten?
  • Welches Prüfintervall ist vorgeschrieben?
  • Besteht noch Gewährleistung?
  • Welche Kosten sind zu erwarten?
  • Welche Arbeitsschutzrichtlinien sind zu beachten?

Ein Beispiel aus der Praxis:

Ein Mieter öffnete eine Aufzugstür, obwohl sich die Liftkabine nicht in derselben Etage befand. Er stürzte in den Schacht und wurde schwer verletzt. Das Gericht hatte zu klären, warum der Mieter die Tür öffnen konnte, was aufgrund eines Steins in der Verriegelungs-Vorrichtung möglich war.

Der Gebäudebetreiber und der Facility Manager mussten nachweisen, dass die Aufzugsanlage jährlich von einem Sachverständigen überprüft und die obligatorischen periodischen Überprüfungen von einem Fachunternehmen sorgfältig durchgeführt wurden.

Außerdem mussten sie belegen, dass alle Türen nur geöffnet werden konnten, wenn sich die Aufzugs-Kabine in derselben Etage befand und dass die letzte Überprüfung unmittelbar vor dem Unfall stattgefunden hatte.

Die rechtskonforme Erfüllung Ihrer gesetzlichen Betreiberpflichten mit facility (24)

Die Wartungen von Geräten und Anlagen sollten aus Sicht einer besseren Beweisführung so dokumentiert werden, dass alle erforderlichen Nachweise und Dokumente schnell griffbereit und zentral vorliegen. Zudem sollte eine regelmäßige Sicherung dieser Daten vor dem Verlust von Wartungsnachweisen schützen. Eine Ablage von Wartungsnachweisen in Akten, bzw. Papierform ist insofern nicht gut geeignet.

Wichtig ist auch, dass alle Wartungsdaten rechts- und revisionssicher abgelegt werden. Jede Veränderung von Wartungsdaten und Terminen muss dabei dokumentiert und erkennbar sein. Somit ist die Dokumentation in EXCEL auch nicht ratsam.

Im Vergleich dazu ist facility (24) ein optimales Werkzeug zur rechtssicheren Dokumentation von Wartungen und Instandhaltungen, da alle Daten manipulationssicherer in der Datenbank abgelegt und regelmäßig gesichert werden.

Darüber hinaus können auch Wartungsempfehlungen auf Grundlage der VDMA, oder auch Regelwerke auf Basis des Regelwerk-Informationssystems „REG-IS“ mit in die Wartung eingebunden werden.   

Fazit

Mit facility (24) werden alle Wartungsdaten gerichtsfest dokumentiert, so dass die Selbstentlastung vom Vorwurf eines Verschuldens (juristisch “Exkulpation”) optimal gewährleistet und die persönlichen Haftungsrisiken dadurch auf ein Minimum reduziert wird.

Die Wartungshistorie in facility (24) dient somit als passiver Rechtsschutz im Schadensfall. Ähnlich wie bei einer Haftpflichtversicherung. Wichtig und sinnvoll.

Mit dem Artikel „Grauzone Betreiberpflichten“ hat der Anwalt und
Dozent Hartmut Hardt das Thema sehr gut auf den Punkt gebracht.

Wie Sie 2024 das beste CAFM System finden.


Bei derzeit ca. 60 Anbietern im Marktsegment CAFM die Orientierung zu behalten, ist zugegebenermaßen nicht ganz einfach. Und dennoch doch gibt es eine gute Möglichkeit, ein unabhängiges und gleichzeitig fachlich fundiertes Urteil zur Qualität einer CAFM Software zu erhalten, denn: Der Bundesverbandes für das Facility Management hat das Problem erkannt und vor einigen Jahren als Lösung die GEFMA Richtlinie 444 ins Leben gerufen.

Die etwa 20 teilnehmenden CAFM Programme werden alle 2 Jahre durch die qualifizierten CAFM Experten des Bundesverbandes in den jeweiligen Modul-katalogen überprüft und erhalten bei bestandener Überprüfung pro Modul-Katalog eine entsprechende Zertifizierung. 

Gemäß der GEFMA bestätigt das Gütesiegel für CAFM-Softwareprodukte die geprüfte Qualität und den Nutzwert von CAFM Programmen. „Unter den aktuell zertifizierten Unternehmen finden sich nahezu alle namhaften CAFM-Anbieter“, berichtetet die GEFMA weiter.

Die GEFMA 444 Zertifizierung ist somit die einzige relevante Prüfinstanz, für einen validen Vergleich von CAFM Programmen.

In der Spitzengruppe gibt es derzeit lediglich eine Handvoll CAFM-Programme, die in allen Modul-Katalogen zertifiziert sind und somit den höchstmöglichen Qualitäts-Standard erfüllen (Die sogenannte „Voll-Zertifizierung“).

Eines dieser CAFM Programme ist unsere mehrfach ausgezeichnete Cloud Lösung facility (24).

Reduzieren Sie Ihre Kosten und Haftungsrisiken
im Facility Management mit facility (24)

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