CAFM Software: bemerkenswerte Vorteile für Unternehmen
Im Mittelpunkt stehen dabei die strukturierte Bereitstellung relevanter Informationen zu den Facilities (wie Anlagen, Grundstücken, Gebäuden und Maschinen) sowie die optimierte Unterstützung und Automatisierung zentraler Arbeitsprozesse im Facility Management.
Darüber hinaus unterstützt Facility-Management-Software bei der Umsetzung von Compliance- und Nachhaltigkeitsanforderungen, wie beispielsweise dem ESG-Reporting, und erfüllt gleichzeitig die zunehmenden Anforderungen an die Betreiberverantwortung. Dies trägt maßgeblich zur Minimierung von Haftungsrisiken bei und stärkt die Rechtssicherheit im Betrieb.
ebenso selbstverständlich, wie Buchhaltungs- oder Office-Software.„
Der Einsatz von Facility Management Software hilft sowohl die Wertschöpfung, als auch die Transparenz und Sicherheit von selbst genutzten Immobilien nachhaltig zu verbessern.
Auf den Punkt gebracht kann die CAFM-Software bei diesen Aspekten helfen:
Facility Management Software für effizientes Gebäudemanagement.
Volle Kontrolle über Kosten, Risiken & Compliance
Quelle: McKinsey Global Institute + GEFMA (Branchenverband Facility Management)
Wirtschaftsimmobilie entstehen während der Betriebsphase.
Beim Bau eines Gebäudes werden den Herstellungskosten große Aufmerksamkeit geschenkt. Von der Ausschreibung der einzelnen Gewerke, bis hin zum Bauzeitenplan und der Budgetkontrolle. In der Bauphase entstehen jedoch nur etwa 20% der gesamten Lebenszyklus-Kosten eines Gebäudes.
Was jedoch meistens nicht beachtet wird: Der Löwenanteil der Kosten steckt mit bis zu 80% in der Nutzungsphase. Hier verbirgt sich großes Optimierungspotential, denn diese Betriebskosten können durch den Einsatz von Facility Management Software bei gleichzeitiger Reduzierung der Haftungsrisiken minimiert werden.
durch das zentrale speichern und finden und Auswerten von Daten
durch besseres Controlling, Reporting und Benchmarking
durch rechtssichere Dokumentation
durch belastbare und grafisch aufbereitete Daten
Zudem wäre alles Wissen und alle Informationen rund um Ihre Gebäude und Liegenschaften sicher an einem zentralen Ort gespeichert und über entsprechende Berechtigungen „auf Knopfduck“ abrufbar. Ganz gleich ob Raum- oder Gebäude-Informationen, Zeichnungen, Dokumente, Verträge, Auswertungen, Reports, Dashboards, Fotos oder Sonstiges:
Sie hätten alle Informationen sofort im Zugriff und müssten zukünftig keine Akten wälzen, oder auf lokalen Festplatten und Server-Laufwerken suchen. Mit einer umfassenden Facility Management Software wäre all das und noch sehr viel mehr möglich!
Laut einer McKinsey Studie verbringen Mitarbeiter täglich ca. 1,8 Stunden mit der Suche und dem Sammeln von Informationen. Das sind im Durchschnitt ca. 10 Stunden pro Woche. Allein hier verbirgt sich ein enormes Optimierungspotential.
sowie steigende gesetzlichen Anforderungen und Risikofaktoren.
Die Wartung von Geräten und Anlagen muss gemäß verschiedener Gesetze und Verordnungen (z.B. BGB, UVV, ArbSchG, ASiG, ArbStättV, BetrSichV, etc.) rechtssicher dokumentiert werden. Im Schadensfall oder bei einer Revision sollten alle erforderlichen Nachweise und Dokumente schnell und zentral verfügbar sein. Zudem müssen regelmäßige Sicherungsmaß-nahmen ergriffen werden, um die Wartungsnachweise vor Beschädigung und Verlust zu schützen. Eine Ablage der Wartungs-nachweise in Akten oder Papierform ist daher nicht ideal.
Nur mit einer geeigneten CAFM Software, die in der Lage ist gerichtsfest zu dokumentieren, können Strafen wirkungsvoll verringert, oder gänzlich vermieden werden. In EXCEL, oder auch vielen einfacheren CAFM-Systemen, ist das aufgrund der erforderlichen Revisionssicherheit (keine undokumentierten Veränderungen / kein direkter Zugriff auf Datenbank-Ebene) nicht möglich.
Ein weiterer großer Vorteil besteht zudem in der zentralen Zusammenführung aller relevanten Daten in einer leistungsfähigen Datenbank. Dadurch werden sämtliche Informationen miteinander verknüpft und können themenübergreifend ausgewertet werden. Sowohl als frei gestaltbarer Bericht (z.B. ESG Report), oder auch in Form von interaktiven Dashboards.
Zusätzlich und im Gegensatz zu anderen Software-Programmen, ist hierbei auch eine grafische und bidirektionale 1:n Auswertung von Beziehungen möglich. Sowohl für technische Versorgungsbereiche, als auch für Lieferanten-, oder Vertragsbeziehungen, bis hin zur Visualisierung von technischen Anlagen und deren Komponenten untereinander.
Zudem ist im Gegensatz zu SharePoint, WhatsApp und dergleichen ein geführter, strukturierter Prozess umsetzbar – zum Beispiel bei der Aufgabe von Störungsmeldungen.
Zusammen mit dem technischen Fortschritt und der damit einhergehenden technischen Modernisierung, sind auch die Anforderungen an die gesetzlichen Betreiberpflichten im Facility- und Gebäudemanagement deutlich gestiegen.
Zudem bekommt das Thema aufgrund potentieller Strafen für Facility Manager und leitende Angestellte (z.B. nach §33 ÜAnlG – Geld- oder Freiheitsstrafe bis zu einem Jahr) einen immer höher werdenden Stellenwert.
Hierbei ist klar, dass die Gewährleistung von Sicherheit und Unschädlichkeit für Mitarbeitende, Kunden und Besucher nur durch regelmäßige Kontrollen und regelmäßige Instandhaltungsmaßnahmen für technische Anlagen, Türen / Toren, Feuerschutz, Trinkwasser, etc. sichergestellt werden kann.
Viele Unternehmen vertreten oft die Auffassung „Wir haben alle technischen Dienstleistungen an Servicefirmen delegiert und müssen uns daher nicht mehr darum kümmern“.
Dabei wird jedoch übersehen, dass lediglich die Dienstleistung delegiert werden kann. Die Kontrollpflicht verbleibt weiterhin beim Auftraggeber. Wenn externe Dienstleister also eine Aufgabe nicht, oder nicht ordnungsgemäß erledigen, kann der Auftraggeber und auch alle am Prozess beteiligten Mitarbeitenden dafür haftbar gemacht werden.
Der entscheidende Punkt ist: Mit der Betreiberverantwortung gemäß § 15 Abs. 1 der Betriebssicherheitsverordnung (BetrSichV), sind die Betreiber von Immobilien für ihre prüfpflichtigen Objekte und Anlagen persönlich verantwortlich.
Defizite in der Organisation und Dokumentation erhöhen die Gefahr eines Organisationsverschuldens erheblich (Zivil-, Straf- und Ordnungsrechtlich). Darüber hinaus kann der Versicherungsschutz eingeschränkt sein, oder sogar ganz entfallen.
Im Fall eines Schadensereignisses ist eine Entlastung vom Vorwurf einer schuldhaften Pflichtverletzung, bzw. Abwehr einer Beschuldigung, in erster Linie durch eine vollständige und lückenlose Nachweisführung möglich.
Dies gelingt, wenn belastbar nachgewiesen werden kann, dass die vorgeschrieben Pflichten erfüllt, alle möglichen und zumutbaren Maßnahmen ergriffen wurden und der Schaden auch ohne Ausübung der Pflichten eingetreten wäre.
Ein Mieter öffnete eine Aufzugstür, obwohl sich die Liftkabine nicht in derselben Etage befand. Er stürzte in den Schacht und wurde schwer verletzt. Das Gericht hatte zu klären, warum der Mieter die Tür öffnen konnte, was aufgrund eines Steins in der Verriegelungs-Vorrichtung möglich war.
Der Gebäudebetreiber und der Facility Manager mussten nachweisen, dass die Aufzugsanlage jährlich von einem Sachverständigen überprüft und die obligatorischen periodischen Überprüfungen von einem Fachunternehmen sorgfältig durchgeführt wurden.
Außerdem mussten sie belegen, dass alle Türen nur geöffnet werden konnten, wenn sich die Aufzugs-Kabine in derselben Etage befand und dass die letzte Überprüfung unmittelbar vor dem Unfall stattgefunden hatte.
In diesem Fall konnten die Nachweise erbracht werden und der Gebäudebetreiber und der Facility Manager wurden von allen Vorwürfen freigesprochen, das Sie die geforderten Nachweise erbringen konnten. (Quelle: OGH 18.5.2011, 7 Ob 26/11s)
Die Wartungen von Geräten und Anlagen sollten aus Sicht einer besseren Beweisführung so dokumentiert werden, dass alle erforderlichen Nachweise und Dokumente schnell griffbereit und zentral vorliegen. Zudem sollte eine regelmäßige Sicherung dieser Daten vor dem Verlust von Wartungsnachweisen schützen. Eine Ablage von Wartungsnachweisen in Akten, bzw. Papierform ist insofern nicht gut geeignet.
Wichtig ist auch, dass alle Wartungsdaten rechts- und revisionssicher abgelegt werden. Jede Veränderung von Wartungsdaten und Terminen muss dabei dokumentiert und erkennbar sein. Somit ist die Dokumentation in EXCEL auch nicht ratsam.
Im Vergleich dazu ist Facility Management Software ein optimales Werkzeug zur rechtssicheren Dokumentation von Wartungen und Instandhaltungen, da alle Daten manipulationssicherer in der Datenbank abgelegt und regelmäßig gesichert werden.
Darüber hinaus können oft auch Wartungsempfehlungen auf Grundlage der VDMA, oder auch Regelwerke auf Basis des Regelwerk-Informationssystems „REG-IS“ mit in die Wartung eingebunden werden.
Nur eine Facility Management Software ermöglicht es, Wartungsdaten gerichtsfest zu dokumentiert, so dass die Selbstentlastung vom Vorwurf eines Verschuldens (juristisch “Exkulpation”) optimal gewährleistet und die persönlichen Haftungsrisiken dadurch auf ein Minimum reduziert werden.
Facility Management Software dient somit als passiver Rechtsschutz im Schadensfall. Ähnlich wie bei einer Haftpflichtversicherung.
Mit dem Artikel „Grauzone Betreiberpflichten“ hat der Anwalt und
Dozent Hartmut Hardt das Thema sehr gut auf den Punkt gebracht.
Bei derzeit ca. 60 Anbietern im Marktsegment Facility Management Software die Orientierung zu behalten, ist zugegebenermaßen nicht ganz einfach. Und dennoch doch gibt es eine gute Möglichkeit, ein unabhängiges und gleichzeitig fachlich fundiertes Urteil zur Qualität einer Facility Management Software zu erhalten, denn: Der Bundesverbandes für das Facility Management hat das Problem erkannt und vor einigen Jahren als Lösung die GEFMA Richtlinie 444 ins Leben gerufen.
Die etwa 20 teilnehmenden Facility Management Software Anbieter werden alle 2 Jahre durch die qualifizierten CAFM Experten des Bundesverbandes in den jeweiligen Modul-Katalogen überprüft und erhalten bei bestandener Überprüfung pro Modul-Katalog eine entsprechende Zertifizierung.
Gemäß der GEFMA bestätigt das Gütesiegel für CAFM-Softwareprodukte die geprüfte Qualität und den Nutzwert von Facility Management Software Programmen. „Unter den aktuell zertifizierten Unternehmen finden sich nahezu alle namhaften CAFM-Anbieter“, berichtetet die GEFMA weiter.
Die GEFMA 444 Zertifizierung ist somit die einzige relevante Prüfinstanz, für einen validen Vergleich von CAFM Programmen.
In der Spitzengruppe gibt es derzeit lediglich eine Handvoll CAFM-Programme, die in allen Modul-Katalogen zertifiziert sind und somit den höchstmöglichen Qualitäts-Standard erfüllen (Die sogenannte „Voll-Zertifizierung“).
Eines dieser CAFM Programme ist unsere mehrfach ausgezeichnete Cloud Lösung facility (24).