» Mehr Pflicht als Kür:
Die Erfüllung der gesetzlichen Betreiberpflichten im FM «
Die wohl wichtigste Aufgabe einer CAFM Software
Eigentum verpflichtet, oder wie es der Name bereits vermuten lässt: Die Einhaltung der gesetzlichen Betreiberpflichten sind aufgrund möglicher Geld- oder gar Haftstrafen sicherlich mehr Pflicht als Kür.
Die Herausforderung:
Zusammen mit dem technischen Fortschritt und der damit einhergehenden technischen Modernisierung sind auch die Betreiberpflichten im Facility- und Gebäudemanagement deutlich gestiegen. In den Gebäuden müssen Brandschutz, Sicherheit und der Erhalt der Gesundheit für Mitarbeitende, Kunden und Besucher gewährleistet sein.
Von der Funktionstüchtigkeit von Automatik, oder Brandschutztüren, Rauch- und Wärmeabzugsanlagen, über die Sicherheit in Aufzügen bis hin zur Qualität des Trinkwassers, um nur einige Beispiele zu nennen.
Die Gewährleistung von Sicherheit und Unschädlichkeit ist nur durch regelmäßige Kontrollen, periodische Überprüfungen und gegebenenfalls Instandhaltungs- oder Sanierungsmaßnahmen gewährleistet.
Achtung:
Ein häufiger Irrglaube im Bereich der Betreiberpflichten
Viele Unternehmen vertreten oft die Auffassung „Wir haben alle technischen Dienstleistungen an Servicefirmen delegiert und benötigen daher keine Software für die Instandhaltung„, oder auch „wir sind ja nur der Mieter und nicht der Eigentümer…“
Bei den genannten Aussagen wird jedoch übersehen, dass lediglich die Dienstleistung (z.B. die Wartung einer technischen Anlage) delegiert werden kann. Die Obliegenheitspflicht und insbesondere die Kontrollpflicht verbleibt weiterhin beim Auftraggeber. Wenn externe Dienstleister also eine Aufgabe nicht, oder nicht ordnungsgemäß erledigen, kann der Auftraggeber und alle am Prozess beteiligten Mitarbeitenden dafür haftbar gemacht werden.
Um ein derartiges Organisationsverschulden zu vermeiden, sollte der Auftraggeber die Leistungen des Dienstleisters unbedingt regelmäßig auf Durchführung und Vollständigkeit überprüfen und zudem dokumentieren. Diese Dokumentation sollte rechtssicher erfolgen, was aufgrund der spezifischen Anforderungen nur mit einer dafür ausgelegten CAFM Software möglich ist.
Wer ist eigentlich der Betreiber:
Der Mieter oder der Vermieter?
Laut Betriebssicherheitsverordnung ist ein Betreiber, „wer die tatsächliche oder rechtliche Möglichkeit hat, die notwendigen Entscheidungen im Hinblick auf die Sicherheit der Anlage zu treffen“. Demnach ist derjenige in der Pflicht, der die sogenannte „Verfügungsgewalt“ inne hat und somit die eingeräumte Möglichkeit besitzt, über etwas zu bestimmen.
Auf gemieteten Fläche ist das oftmals der Mieter, da ihm beispielsweise die Betreiberverantwortung für Elektrogeräte, Einbauten, oder in manchen Fällen auch technischen Anlagen obliegt. Somit entscheiden also nicht die die Eigentumsverhältnisse über die gesetzlichen Einhaltungen der Betreiberpflichten.
Die Haftungsrisiken:
Das Ziel ist die Abwehr von hunderten potentieller Gefahren – für Mitarbeitende, Kunden und Besucher
Wer haftet? Organisationsverschulden als Risikotreiber
Mit der steigenden Zahl von Rechtsvorschriften und verbindlich umzusetzenden Norm- und Regelwerken steigen für Inhaber und Betreiber von Immobilien und technischen Anlagen die rechtlichen und wirtschaftlichen Risiken führt.
Zu diesen Risiken gehört insbesondere das Organisationsverschulden, das bedeutet, dass die (Verwaltungs-) Leitung oder Führungskräfte schuldhaft gegen ihre Organisationspflicht verstoßen. Auch Mitarbeiter oder Facility Manager können im Schadensfall zur Verantwortung gezogen werden und mit Geldstrafen oder Haft belegt werden.
Dabei kann es sich um ein Verschulden bzgl. der Festlegung der Aufbau- und Ablauforganisation, ein Auswahl-verschulden (z. B. Auswahl erkennbar ungeeigneter Mitarbeiter), ein Anweisungsverschulden (z. B. fehlende oder fehlerhafte Dokumentation) oder ein Überwachungsverschulden handeln.
Defizite in der Organisation und Dokumentation erhöhen die Gefahr eines Organisationsverschuldens erheblich. Die potenziellen Rechtsfolgen sind mannigfaltig. In Betracht kommen Zivil-, Straf- und Ordnungsrecht mit den darin festgelegten Strafen. Darüber kann der Versicherungsschutzes eingeschränkt sein oder ganz entfallen.
Im Fall eines Schadensereignisses ist eine Entlastung vom Vorwurf einer schuldhaften Pflichtverletzung bzw. Abwehr einer Beschuldigung in erster Linie durch eine möglichst vollständige und nachvollziehbare Nachweisführung möglich.
Diese sogenannte „Exkulpation“ gelingt in der Regel, wenn belastbar nachgewiesen werden kann, dass die vorgeschrieben Pflichten erfüllt, alle möglichen und zumutbaren Maßnahmen ergriffen wurden und dass der Schaden ohnehin eingetreten wäre. Insofern kann davon ausgegangen werden, dass die übergreifende Beachtung und Umsetzung nachfolgender Punkte vor rechtlichen Sanktionen schützt:
Folgende Aufgaben sind im Facility Management zu erfüllen:
Kontrolle der Leistungserfüllung von externen Dienstleistern
Gewährleistung der Funktionsfähigkeit und Sicherheit aller Anlagen
Nachvollziehbare Dokumentation der erbrachten Leistungen
Ein Beispiel aus der Praxis:
Ein Mieter öffnete eine Aufzugstür, obwohl sich die Liftkabine nicht in derselben Etage befand. Er stürzte in den Schacht und wurde schwer verletzt. Das Gericht hatte zu klären, warum der Mieter die Tür öffnen konnte, was aufgrund eines Steins in der Verriegelungs-Vorrichtung möglich war.
Der Gebäudebetreiber und der Facility Manager mussten nachweisen, dass die Aufzugs-anlage jährlich von einem Sachverständigen überprüft und die obligatorischen periodischen Überprüfungen von einem Fachunternehmen sorgfältig durchgeführt wurden. Außerdem mussten sie belegen, dass alle Türen nur geöffnet werden konnten, wenn sich die Aufzugs-Kabine in derselben Etage befand und dass die letzte Überprüfung unmittelbar vor dem Unfall stattgefunden hatte.
In diesem Fall konnten die Nachweise erbracht werden und der Gebäudebetreiber und der Facility Manager wurden von allen Vorwürfen freigesprochen, das Sie die geforderten Nachweise erbringen konnten. (Quelle: OGH 18.5.2011, 7 Ob 26/11s)
Die Lösung:
rechtskonforme Erfüllung Ihrer
gesetzlichen Betreiberpflichten mit Hilfe von facility (24)
Wartungen von Geräten und Anlagen sollten aus Sicht einer besseren Beweisführung so dokumentiert werden, dass alle erforderlichen Nachweise und Dokumente schnell griffbereit und zentral vorliegen. Für ein professionelles Gebäudemanagement und insbesondere für die Erfüllung und Wahrnehmung der Betreiberverantwortung in Form der zahlreichen Betreiberpflichten ist daher ein CAFM System unabdingbar.
Wichtig ist dabei vor allem, dass alle Daten und Prozesse rechts- und revisionssicher in der CAFM-Datenbank abgelegt werden, und kein direkter Zugriff auf Datenbankebene (durch z.B. einen CAFM- oder IT-Administrator) möglich ist. Alle Veränderungen von z.B. Wartungsdaten müssen zwingend in der CAFM Software dokumentiert und erkennbar sein. Auch die Ablage von Wartungsdokumenten in z.B. Server-Verzeichnisse scheidet damit aus.
Eines der wichtigsten Versicherungen im privaten Umfeld ist die Haftpflichtversicherung für die Absicherung gegen Haftungsrisiken.
Im Bereich Gebäude- und Facility Management ist das facility (24).
Fazit: Nur mit einer CAFM Software, die rechts- und revisionssicher Daten ablegt, ist eine juristische Exkulpation (Selbstentlastung vom Vorwurf des Verschuldens) möglich und auch nur dann können Haftungsrisiken wirksam minimiert werden. facility (24) ist eines von wenigen CAFM Systemen am Markt, das diese Anforderungen erfüllen kann.