» Mehr Pflicht als Kür:
Die Erfüllung der gesetzlichen Betreiberpflichten im FM «
Die wohl wichtigste Aufgabe einer CAFM Software
Eigentum verpflichtet, oder wie es der Name bereits vermuten lässt: Die Einhaltung der gesetzlichen Betreiberpflichten sind aufgrund möglicher Geld- oder gar Haftstrafen sicherlich mehr Pflicht als Kür.
Zugegeben, viele Themen im Bereich Facility- und Gebäudemanagement kann man bis zu einem gewissen Grad auch mit EXCEL & Co. abbilden. Für ein professionelles Gebäudemanagement und insbesondere für die Erfüllung und Wahrnehmung der Betreiberverantwortung in Form der zahlreichen Betreiberpflichten ist ein CAFM System jedoch unabdingbar.
Achtung:
Ein häufiger Irrglaube im Bereich der Betreiberpflichten
Viele Unternehmen vertreten oft die Auffassung „Wir haben alle technischen Dienstleistungen an Servicefirmen delegiert und benötigen daher keine Software für die Instandhaltung„, oder auch „wir sind ja nur der Mieter und nicht der Eigentümer…“
Bei den genannten Aussagen wird jedoch übersehen, dass lediglich die Dienstleistung (z.B. die Wartung einer technischen Anlage) delegiert werden kann. Die Obliegenheitspflicht und insbesondere die Kontrollpflicht verbleibt weiterhin beim Auftraggeber. Wenn externe Dienstleister also eine Aufgabe nicht, oder nicht ordnungsgemäß erledigen, kann der Auftraggeber und alle am Prozess beteiligten Mitarbeitenden dafür haftbar gemacht werden. Um ein derartiges Organisationsverschulden zu vermeiden, sollte der Auftraggeber die Leistungen des Dienstleisters unbedingt regelmäßig auf Durchführung und Vollständigkeit überprüfen und zudem rechtssicher dokumentieren.
Wer ist eigentlich der Betreiber: Der Mieter oder der Vermieter?
Laut Betriebssicherheitsverordnung ist ein Betreiber, „wer die tatsächliche oder rechtliche Möglichkeit hat, die notwendigen Entscheidungen im Hinblick auf die Sicherheit der Anlage zu treffen“. Demnach ist derjenige in der Pflicht, der die sogenannte „Verfügungsgewalt“ inne hat und somit die eingeräumte Möglichkeit besitzt, über etwas zu bestimmen.
Auf gemieteten Fläche ist das oftmals der Mieter, da ihm beispielsweise die Betreiber-verantwortung für Elektrogeräte, Einbauten, oder in manchen Fällen auch technischen Anlagen obliegt. Somit entscheiden also nicht die die Eigentumsverhältnisse über die gesetzlichen Einhaltungen der Betreiberpflichten.
Wie können die gesetzlichen Betreiberpflichten erfüllt werden?
Wartungen von Geräten und Anlagen sollten aus Sicht einer besseren Beweisführung so dokumentiert werden, dass alle erforderlichen Nachweise und Dokumente schnell griffbereit und zentral vorliegen.
Wichtig ist dabei vor allem, dass alle Daten und Prozesse rechts- und revisionssicher in der CAFM-Datenbank abgelegt werden, und kein direkter Zugriff auf Datenbankebene (durch z.B. einen CAFM- oder IT-Administrator) möglich ist. Alle Veränderungen von z.B. Wartungsdaten müssen zwingend in der CAFM Software dokumentiert und erkennbar sein. Auch die Ablage von Wartungsdokumenten in z.B. Server-Verzeichnisse scheidet damit aus.
Nur mit einer CAFM Software, die rechts- und revisionssicher Daten ablegt, ist eine juristische Exkulpation (Selbstentlastung vom Vorwurf des Verschuldens) möglich und auch nur dann können Haftungsrisiken wirksam minimiert werden. facility (24) ist eines von wenigen CAFM Systemen am Markt, das diese Anforderungen erfüllen kann.
Organisationsverschulden als Risikotreiber
Mit der steigenden Zahl von Rechtsvorschriften und verbindlich umzusetzenden Norm- und Regelwerken steigen für Inhaber und Betreiber von Immobilien und technischen Anlagen die rechtlichen und wirtschaftlichen Risiken.
Hierzu zählt u.a. das Organisationsverschulden, worunter man im Regelfall die schuldhafte Verletzung der Organisationspflicht durch die (Verwaltungs-) Leitung oder von Führungskräften versteht.
Dabei kann es sich um ein Verschulden bzgl. der Festlegung der Aufbau- und Ablauforganisation,
ein Auswahlverschulden (z. B. Auswahl erkennbar ungeeigneter Mitarbeiter), ein Anweisungs-verschulden (z. B. fehlende oder fehlerhafte Dokumentation) oder ein Überwachungsverschulden handeln. Defizite in der Organisation und Dokumentation erhöhen die Gefahr eines Organisationsverschuldens erheblich. Die potenziellen Rechtsfolgen sind mannigfaltig. In Betracht kommen Zivil-, Straf- und Ordnungsrecht mit den darin festgelegten Strafen. Darüber kann der Versicherungsschutzes eingeschränkt sein oder ganz entfallen.
Im Fall eines Schadensereignisses ist eine Entlastung vom Vorwurf einer schuldhaften Pflichtverletzung bzw. Abwehr einer Beschuldigung in erster Linie durch eine möglichst vollständige und nachvollziehbare Nachweisführung möglich.
Diese so genannte Exkulpation gelingt in der Regel, wenn belastbar nachgewiesen werden kann, dass die vorgeschrieben Pflichten erfüllt, alle möglichen und zumutbaren Maßnahmen ergriffen wurden und dass der Schaden ohnehin eingetreten wäre. Insofern kann davon ausgegangen werden, dass die übergreifende Beachtung und Umsetzung nachfolgender Punkte vor rechtlichen Sanktionen schützt:
Welche Pflichten habe ich eigentlich alle an welcher Anlage zu erfüllen?
Antwort gibt hier die optionale Anbindung an die Regelwerks-Datenbank REG-IS
Unser über Jahrzehnte praxiserprobtes Instandhaltungs-Modul kann zudem ergänzend (optional) mit dem Regelwerks-Informationssystem „REG-IS“ (www.reg-is.de) gekoppelt werden. Daraus ergeben sich für Sie folgende Vorteile:
Mit der Regelwerks-Anbindung haben Sie die Möglichkeit, technische Assests (z.B. Aufzüge) innerhalb von facility (24) mit der REG-IS Datenbank zu koppeln, so dass alle relevanten Rechtsvorschriften im Kontext der Anlage erscheinen und in den Wartungsplan integriert werden können. Auch eine fachliche und inhaltliche Überprüfung von Wartungsmaßnahmen externer Dienstleister ist damit sehr gut umsetzbar.
Als Facility Manager oder technischer Betreuer stehen Sie mit in der
Verantwortung für die Erfüllung der gesetzlichen Betreiberpflichten.
Mit facility (24) erhalten Sie die Möglichkeit,
Ihr persönliches Risiko zu minimieren.
Möchten auch Sie Ihre persönlichen Haftungsrisiken minimieren?
Lassen Sie uns gern darüber sprechen
und nehmen Sie noch heute Kontakt zu uns auf:
Anschließend sprechen wir mit Ihnen im Zuge einer kostenlosen Erstberatung über Ihre Anforderungen. Sobald alles passt, unterbreiten wir Ihnen im Nachgang ein individuelles Angebot und zeigen Ihnen auch gern „live“, wie Sie mit facility (24) zukünftig Ihre Prozesse optimieren können.